Кейс: План адаптации нового сотрудника в Битрикс24. Цифровая адаптация сотрудника на рабочем месте

Главный герой: Новый сотрудник в компании
Задача: Быстро адаптировать новичка, не сильно отвлекая других работников
Время чтения: 6 минут

Текучесть кадров — обычное явление в любой организации. Сотрудники приходят и уходят. Но даже эти процессы можно оптимизировать и автоматизировать. Раньше мы уже рассказывали про электронный обходной лист при увольнении. Но оцифровать можно и приём на работу.

На наш взгляд, наибольшую сложность представляет адаптация нового сотрудника на рабочем месте. Его нужно познакомить с компанией, коллегами, руководством, внутренними регламентами, рабочими обязанностями, обучить азам или провести переподготовку, дать пробное задание и многое, многое другое. Всё это сопровождается подписанием кучи бумаг. Одна из самых распространённых форм адаптации — назначить наставника, который будет буквально водить свежепринятого сотрудника за ручку. Поможет ли это побыстрее интегрировать человека в рабочие процессы? Да. Является ли это самой оптимальной формой интеграции? Нет. Всё это требует ценного времени самого наставника, и по сути процесс будет упираться в его возможности  и свободное время. В то же время вариант с самостоятельной интеграцией сотрудника — это путь в никуда, настоящее казино, в результате которого можно потерять перспективного работника. В теории, самое удачное решение вопроса, это составление цифровой карты адаптации. И сотрудник получит все необходимые инструкции, и наставник сможет сэкономить своё время.

С описанными проблемами столкнулся заказчик из крупной промышленной компании в энергетической сфере, который обратился к нам за решением по автоматизации процесса адаптации новых сотрудников.  В их случае всё осложнялось тем, что многоэтапный и обстоятельный путь адаптации накладывался на большое число сотрудников. В итоге обилие различных бумаг и ответственных лиц порождало настоящий хаос. Было принято решение реализовать систему в рамках CRM Битрикс24, которая уже была внедрена на предприятии.

Начинается всё с того, что в CRM Битрикс добавляется профиль новичка. Для него создаётся персональный план адаптации. Это пошаговая инструкция, которая включает себя решение административных вопросов (оформление всех необходимых документов), информационных (разъяснение условий работы, изучение памяток и презентаций), знакомство с коллективом, выполнение практических задач и многое другое.

Для создания плана заполняются поля. Как правило, это делает непосредственный руководитель нового сотрудника.

После этого генерируется сам план работы сотрудника на период испытательного срока.

Здесь подробно расписаны отдельные этапы адаптации, ответственные лица и сроки. Каждый этап с точки зрения механики Битрикс24 является отдельной задачей. Для удобства таблицу можно распечатать.

Каждая конкретная задача из списка выглядит вот так.

Обратите внимание, что особняком стоит профессиональная адаптация. Они задуманы как практические задачи, которые помогут дать оценку профессиональным навыкам нового сотрудника (или об его профнепригодности). 

В рамках CRM Битрикс24 они выделены отдельной задачей с подзадачами.

После всех проверок и выполнения задач ответственное за нового сотрудника лицо заполняет оценочный лист.

После заполнения он выглядит так.

Что мы имеем в итоге? После прохождения всех стадий адаптационного плана работник будет полностью готов к полноценной работе в компании. Цифровизация не потребует постоянного личного участия наставника и уменьшит объём расходуемой макулатурой. Вся информация, кто, как и когда обучал нового работника навсегда останется в цифровом виде. Дополнительным бонусом идёт оценочная система, которая позволяет быстро составить наглядный портрет специалиста, описать его личные качества, профессиональные навыки.