Главный герой: увольняющийся работник, отдел кадров

Задача: оцифровать обходной лист для увольняющегося работника

Время чтения: 6 минут

Обходной лист, который выдается работнику при увольнении — распространенная в крупных организациях практика. Это позволяет упорядочить процедуру сдачи дел, материальных ценностей, служебного имущества, спецодежды и прочего ответственным лицам. Кроме того, по окончанию увольнения работник должен получить на руки пакет документов и окончательный расчет. Таким образом, обходной лист упрощает жизнь как бывшему сотруднику, так и отделу кадров, выступая своеобразным чек-листом для обеих сторон.

В подавляющем большинстве случаев обходной лист — простой бумажный документ.

Так было и у нашего заказчика. Но после успешного внедрения на базе Битрикс 24 единой электронной базы знаний для сотрудников и системы генерации общего отчёта по всем задачам всех сотрудников было принято решение ввести обходной лист в электронном виде (через тот же Битрикс 24), где будет возможность каждому ответственному лицу ставить внизу "сдано" и отправлять дальше. При этом должна остаться возможность распечатать бумажный вариант для подшивки в личное дело.

Реализация цифрового обходного листа

Первым делом был разработан сценарий, по которому будет проходить заполнение обходного листа:

Непосредственный начальник—Работник—Системный администратор—Работник—Склад—Работник—Секретариат—Работник—Бухгалтерия—Работник—Бухгалтер по расчету заработной платы—Работник—Заместитель Генерального директора по развитию и безопасности—Работник—Менеджер по персоналу. Программно сценарий реализован в рамках стандартного функционала Битрикс 24 “Бизнес-процессы”.

Рассмотрим весь путь заполнения обходного листа нерадивым работником Григорием Маргариновым под контролем его непосредственного начальника Администратор Портала. В роли других должностных лиц, которых должен посетить Маргаринов, выступает Станислав Куратов.

После поступления заявления об увольнении, непосредственный руководитель Маргаринова создает обходной лист (технически это создание бизнес-процесса).

При заполнении полей для генерации листа, можно сразу указать номер работника или выбрать из списка.

Информация о создании обходного листа приходит работнику. В новостной записи указываются кого и зачем должен посетить увольняющийся.

Для руководителя это выглядит так.

Когда работник выполнил требуемые действия, он нажимает кнопку «Все готово». Руководитель должен проверить и подтвердить выполнение.

После подтверждения непосредственным руководителем, работник передается следующему ответственном специалисту. В нашем случае это системный администратор.

После завершения согласования у сисадмина, он нажимает «Принять» и передает увольняющегося на следующую инстанцию — склад.

После склада и всех последующих ответственных лиц из сценария работник попадает в отдел кадров, где ему должны выдать трудовую книжку и исключить из списка работников.

Здесь кадровики должны вручную заполнить дату выдачи трудовой книжки и дату увольнения.

После заполнения формы ответственный сотрудник сможет завершить процедуру увольнения.

Для уволенного Григория Маргаринова все закончилось.


Как же выглядит полностью пройденный обходной лист и где его найти уполномоченным сотрудникам?

Находим вкладку «Бизнес-процессы»


Переходим в «Процессы в ленте» и находим в списке нужный лист

Вуаля! Здесь же можно распечатать готовый лист.

Какие преимущества даёт система электронного обходного листа?

  • Экономия времени. Лишние перемещения работника между ответственными сотрудниками сведены к минимуму;
  • Осведомленность начальства. Руководство всегда в курсе, на какой стадии находится увольнение сотрудника;
  • Простота коммуникации. Дополнительные комментарии можно оставлять прямо в сообщении в ленте новостей;
  • Доступный цифровой след. Поминутная история прохождения листа навсегда остается в памяти системы.

По такому же образцу можно сделать электронный обходной лист при приёме на работу и других кадровых перестановках. Это значительно упрощает работу генерального руководителя, административно-управленческого аппарата, отдела кадров.

Видеоверсия статьи

Возникли вопросы по Битрикс24? Задумались о внедрении CRM? Хотите автоматизировать бизнес-процессы? С удовольствием ответим на ваши вопросы, подберем оптимальное решение.

Звоните: +7 (8162) 552-432
Пишите: info@kuratov.ru