SRM-система на базе Битрикс24

Проект делали итерационно — короткие циклы «спроектировали, показали, доработали». Это было критично, потому что закупки нельзя было остановить даже на день. Ниже шесть этапов работы.

Этап 1. Исследование и картирование (As-Is)

Начали с глубинных интервью с ключевыми стейкхолдерами компании — снабженцами, ОТК, логистами, финансистами. Параллельно собрали записи их рабочих созвонов за две недели — там были видны реальные «боли», о которых на интервью не говорят: где люди матерятся, что переспрашивают по три раза, где забывают переслать письмо.

На основе этого отрисовали схему текущего процесса от заявки на закупку до претензионной работы. Получилось 14 «точек разрыва» — мест, где данные терялись в почте или Excel. Самая болезненная — между отделами снабжения и ОТК: спецификации согласовывались голосом, потом записывались в разных файлах с разными формулировками.

Этап 2. Проектирование архитектуры (To-Be)

На этом этапе родилась ключевая идея — три типа тендеров вместо одного. Стандартный (для всего), Металл (с автоматическим пересчётом штук в кг по ГОСТу), Транспортная логистика (с поддержкой мультимодальных рейсов). Это сразу снимало 70% возражений вида «у нас же по-разному закупается».

Спроектировали структуру запроса котировок (RFQ): какие поля приходят из 1С автоматически, какие заполняет поставщик, какие — менеджер. Отрисовали воронку движения тендера по этапам: «Новая закупка → Отправлены приглашения → Получены предложения → Переторжка → Выбран победитель → Конкурс закрыт». Эта же воронка отражена в визуальной плашке в карточке тендера.

Этап 3. Разработка интерфейсов

Параллельно делали два UI — внутренний для снабженцев Пауэрз и внешний для поставщиков. У внутреннего акцент на скорости и защите от ошибок: автодополнение по справочнику номенклатуры, валидация цен (никаких лишних запятых и пробелов), горизонтальная прокрутка для сравнения 5-7 поставщиков на маленьких экранах.

Внешний интерфейс для поставщиков сделали максимально простым — три экрана: «Ваш запрос», «Подать предложение», «Статус торгов». Поставщику не нужно регистрироваться или ставить ПО — заходит по ссылке из приглашения, видит запрос, вводит цену. Главное — в режиме переторжки он видит маркер «лучшее предложение пока что» без раскрытия конкурентов.

Этап 4. Настройка интеграции и типов тендеров

Самый технический этап. Интеграция с 1С:ERP — двусторонняя, через REST API на обеих сторонах. Из 1С в Битрикс24 тянутся: справочник номенклатуры (с ГОСТами и характеристиками), документы «Заказ поставщику», документы «Распоряжение на доставку». В обратную сторону — фиксация победителя тендера и привязка к исходному документу.

Для металла настроили автоматический пересчёт штуки → килограммы по плотности материала из справочника. Поставщик видит и то и другое, ставит цену в удобной для себя единице — система всё сводит. Для транспортной логистики добавили поддержку мультивалютности (USD, EUR, RUB) и габаритов с указанием штабелируемости.

Этап 5. Тестирование и обратная связь

Запустили на пилоте — 5 снабженцев и 20 проверенных поставщиков. Каждые две недели делали разбор: что работает, что мешает. Так появились фичи, которых не было в исходном ТЗ: возможность отправлять повторные приглашения, выбор нескольких победителей по разным лотам в одной закупке, шаблоны типовых требований к поставщикам.

Самый ценный фидбек был от тех, кого пилот раздражал — они показывали, где система «бьёт» по их рабочему ритму. Большую часть таких возражений удалось закрыть точечными доработками, не переделывая архитектуру.

Этап 6. Запуск и поддержка

На прод выкатили без даунтайма — старые закупки доводили в старых системах, новые сразу шли в Битрикс24. Сотрудникам записали 14 коротких видеоинструкций (2-4 минуты каждая) — по типовым сценариям. Через месяц проверили: 90% операций идут через новую систему, остальное — крайние случаи, которые добиваем сейчас.

В контуре поддержки оставили чат с нашей командой — туда снабженцы пишут в первые 2-3 месяца. Это критично, потому что переход на новый процесс — это не «обучили и забыли», а живая работа с возражениями и привычками.