Тайм-менеджмент у многих ассоциируется с бесполезными коучами и бизнес тренерами, которые обещают рассказать все секреты и лайфхаки по экономии времени, только заплати. Тем временем, это целая технология организации своего рабочего времени, разработанная биологами и психологам

Рассказываем, как правильно формулировать задачи, планировать свое время, и расставлять приоритеты.

В чём суть

“Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над временем, потраченным на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность” — Википедия

У любого занятого человека дел по горло, особенно если этот человек — владелец собственного бизнеса. Встретиться с партнерами, наругать маркетолога, уволить уборщицу, забрать детей из сада, помыть кошку - гора дел, которая убивает всякое желание просыпаться по будням.

Тайм-менеджмент помогает структурировать царящий в вашей голове и ежедневнике хаос, расставить приоритеты и конкретнее определиться с задачами. Итогом управлением времени является четкий план, который помогает добиваться поставленных целей и забыть о прокрастинации. Мечта любого делового человека. И начать стоит с планирования.

Инструменты

Планирование дел не ограничивается беспорядочным ведением ежедневника. Это – уровень новичка, профессионалы же используют куда более продвинутые методы. Рассказываем об основных.

Принцип SMART

Научит вас правильно формулировать задачи и расставлять приоритеты. Согласно автору метода Полу Мэйру, задача должна соответствовать пяти критериям:

•  S (specific) — конкретность, то есть что именно нужно сделать. Никаких обобщений.

•  M (measurable) — измеримость. Помогает еще больше конкретизировать задачу. Не «увеличить прибыль компании», а «увеличить прибыль компании на 20%».

•  A (attainable) — достижимость. Объясняет, за счет чего именно вы достигните цели. Например, ««увеличить прибыль компании на 20% за три месяца за счет внедрения контекстной рекламы».

•  R (relevant) — актуальность.

•  T-time-bound — ограниченность во времени. То есть не «увеличить прибыль компании на 20%», а «увеличить прибыль компании на 20% за три месяца».

Теперь, когда вы научились конкретизировать свои задачи и понимать, чего именно вы хотите, можно приступать к планированию. В этом вам помогут следующие инструменты.

Диаграмма Гантта

Инструмент планирования, который придумал американский инженер Генри Гант. Представляет собой горизонтальные полосы, расположенные между двумя осями: списком задач по вертикали и датами по горизонтали. Можно создать в Exel, Google Таблицах или использовать специальные сервисы, например, OnlyOffice.

Матрица Эйзенхауэра

Научит вас правильно распределять свои силы, задачи и потраченное на них время. Матрица состоит из четырех квадратов: срочные и важные; важные и несрочные; срочные и неважные; неважные и несрочные. Запишите свои задачи, запланированные на определенный срок (неделя/месяц), и вы получите объективную картину текущих дел.

Метод "ABC-анализа"

Еще один инструмент, который поможет правильно распределять дела по степени их важности. Согласно данному методу все задачи согласно важности можно разделить на А, В и С.

•  А-задачи — это самые важные дела, на выполнение которых уходит до 10% вашего времени.

•  В-задачи — дела средней важности, которые займут 20% от общего рабочего •  времени. 

•  С-задачи — наименее важные дела, отнимающие больше всего времени (до 70%).

Метод Шваба

Поможет тем, кто никогда не знает, с чего начать.

•  Запишите все необходимые задачи, которые нужно сделать завтра.

•  Определите, в какой последовательности вы будете их выполнять. Пронумеруйте.

•  Начните выполнять дела в заданной последовательности.

•  Когда одна задача выполнена, посмотрите, не появились ли новые. Запишите их, учитывая свои приоритеты.

•  Продолжайте выполнять задачи по степени из важности.

•  Поздравляем, вы ничего не забыли сделать!