Регламенты приёма и увольнения сотрудников в Битрикс24 — что давать, что забирать, кто это делает

В компании приём нового сотрудника и его увольнение — это два самых процессно дырявых события года. Не потому что HR-отдел плохо работает, а потому что между ними участвуют разные люди, каждый со своими процессами HR, руководитель отдела, сисадмин, программист 1С, офис-менеджер. Между их контурами не всегда есть автоматические связки, всё держится на устных просьбах «забыл сказать», на письмах в почту и на личной памяти.

Результат предсказуемый. Новый человек первые два дня сидит без логина. Уволенный сохраняет доступы к корпоративным данным две недели после ухода. Передача дел — формальная, на полчаса, без чёткого списка что именно передаётся. У одного нашего клиента заявка в техподдержку *«Вопрос передачи дел от отпускников или уволенных сотрудников»* висела со статусом «НЕ СОГЛАСОВАНО» несколько месяцев. За это время ушло ещё 18 человек.

В этой статье — полный регламент по двум процессам: что передаётся при приёме, что забирается при увольнении, кто за это отвечает, в какие сроки, и как собрать всю цепочку в Битрикс24 через два связанных бизнес-процесса.

Почему один регламент важнее десяти инструкций

Если посмотреть на типовую техподдержку Битрикс24 в средней компании — то она связана с доступами. «Дайте мне доступ к этой базе знаний». «Сделайте доступ к плану-графику операций». «Хочу видеть отчёт с правами как у Дмитрия». И каждая обрабатывается в ручном режиме: сисадмин читает заявку, сверяется с руководителем, выдаёт, закрывает тикет.

Если эти десятки точечных заявок свести к двум событиям — «принят» и «уволен» — то 80% этих доступов получают сразу в первый день. Не «по мере появления необходимости», а в один заход. Тогда исчезают заявки «дайте доступ через две недели после приёма» — потому что доступ уже выдан, и стало очевидно, что он нужен.

То же самое с увольнением. Один регламент с одним списком закрывает не только саму отвязку учётки, но и переадресацию почты, и пересмотр доступов команды, и передачу клиентских контактов преемнику. Без регламента каждое из этих действий — отдельный потенциальный сбой.

Часть 1. Приём нового сотрудника

Что передаёт HR — входные данные

Триггер всего процесса — оформление в 1С: ЗУП. Минимальный набор данных, который должен попасть в Битрикс24 при создании задачи онбординга:

• ФИО и должность — для регистрации в портале и адресной книге.
• Отдел и подразделение — для расположения в орг.структуре и автоматического определения прав по группам.
• Руководитель — определяет, кому ставятся подзадачи на доступы и приглашение в чаты.
• Наставник на испытательный срок — отдельный человек из команды, не обязательно руководитель.
• Дата выхода — определяет дедлайн «всё должно быть готово к этому дню».
• Заказчик вакансии — кто инициировал найм. Полезно для статистики «кто и сколько новых людей привлёк».
• Тип занятости — штат, ГПХ, удалёнка. Влияет на список доступов.

Это минимум. У некоторых компаний к этому добавляется маркер «приходит вместо уволенного» — это меняет логику передачи доступов: вместо создания учётки с нуля нужно настроить переадресацию почты с ящика уволенного на новый адрес. Тогда клиенты, продолжающие писать на старый адрес, не пропадают.

Что должно произойти в первый день — расширенный чеклист

Минимальный набор действий, которые должны быть выполнены до конца первого рабочего дня нового сотрудника. Каждое — отдельная подзадача со своим исполнителем.

• Учётка в Битрикс24 и корпоративный email. Логин по корпоративному шаблону, временный пароль (требование сменить при первом входе).
• Размещение в орг.структуре портала. Отдел, должность, руководитель. От этого зависит видимость в адресной книге, маршрут согласований, фильтры в отчётах.
• Доступ к корпоративному файловому серверу и общим папкам команды. Шаблоны документов, проектные папки, регламенты. Часто здесь же — общая база знаний компании.
• Учётка в 1С с прописанными правами. Если сотрудник будет работать в 1С, программист (или ответственный за 1С) заводит роль с нужным набором прав.
• Подключение к виртуальной АТС. Внутренний номер, переадресация на мобильный, доступ к записям своих звонков в карточках.
• Приглашение в основные чаты. Чат отдела, общий канал компании, проектные чаты по теме работы.
• Подключение к CRM-воронкам и открытым линиям (для менеджеров продаж). Какие воронки видит, в каких каналах отвечает клиентам, шаблоны ответов.
• Закупка и выдача оборудования. Компьютер, монитор, телефон, гарнитура, канцтовары. Срок может быть длиннее одного дня, если оборудования нет в наличии.
• Назначение наставника. Один человек из команды на 2 недели, к которому новенький идёт с любым вопросом. Наставник получает отдельную задачу с формулировкой «провести через основные процессы».
• Прописывание в матрицу заместителей. Кто заменяет нового сотрудника на отпуск или больничный. Не на десятом месяце, а в первый день.

Десять пунктов. Часть из них может быть сжата в один (если, например, сисадмин одновременно отвечает и за учётку, и за орг.структуру), но в больших компаниях обычно растягивается на 5–6 разных исполнителей.

Кто за что отвечает — матрица

Общий срок — один календарный день. Если на рабочем месте нет инфраструктуры (компьютер не закуплен, монитор не подключён, нет проводки), срок по оборудованию увеличивается, но не более чем на 10 рабочих дней с момента оплаты счёта. Этот лимит — из реальных регламентов клиентов, его стоит держать как ориентир.

Часть 2. Увольнение сотрудника

Что забрать сразу — в день увольнения

В день, когда сотрудник официально уходит, должны произойти необратимые действия по безопасности:

• Блокировка учётки в Битриксе. Сотрудник перестаёт видеть данные портала, не может зайти ни с компьютера, ни с мобильного приложения. Срок — конец дня увольнения.
• Смена пароля на корпоративный email. Старый сотрудник не может больше входить в свою почту.
• Блокировка учётки 1С. То же самое для учётной системы.
• Удаление из общей адресной книги портала. Чтобы клиенты и коллеги не писали на бесхозный адрес.
• Отключение от виртуальной АТС. Внутренний номер освобождается или ставится автоответ «обращайтесь к замещающему менеджеру».
• Отзыв доступов к корпоративным сервисам. ВК-сообщество, Telegram-бизнес-аккаунт, Avito, рекламные кабинеты, доступ к сайту, домены, аналитические сервисы. Часто это самая забываемая часть.
• Возврат оборудования. Ноутбук, телефон, ключ-карта, бейдж.

Большинство этих действий сейчас в компаниях оформляются как обходной лист — бумажный или электронный документ, который уходящий сотрудник проносит по службам. Этот формат имеет смысл оцифровать, потому что бумажный обходник теряется и не контролируется по срокам.

Обходной лист как смарт-процесс или шаблон задач

В Битрикс24 это реализуется двумя способами — в зависимости от того, насколько процесс должен быть структурным.

Простой вариант — шаблон задачи с подзадачами. HR создаёт задачу «Уволен: Иванов И.И. с 30 июня» из заранее заготовленного шаблона. К ней привязан фиксированный набор подзадач: сисадмин (блокировка учёток), бухгалтерия (расчёт), офис-менеджер (возврат оборудования), безопасность (отзыв пропуска). Каждая подзадача уходит на свою роль с обязательным полем «Что забрано». Закрытие без заполнения — невозможно. Когда все подзадачи закрыты, родительская тоже. Время настройки — 2–3 часа.

Продвинутый вариант — смарт-процесс в Битрикс24. Если у компании увольнения регулярные (от 5 в месяц), нужны стадии (оформление → в обработке → завершено), а на выходе должен быть готовый документ (например, акт сдачи дел), — обходной лист собирается как смарт-процесс. Карточка увольнения становится отдельной сущностью с полями ФИО, должность, дата, причина, организация, и набором служб для сдачи (руководитель, сисадмин, юрист, начальник склада, секретарь, бухгалтер). Для каждой службы — поле «Дата сдачи».

На скриншоте — реальная карточка увольнения у клиента. Слева — поля ФИО, должность, дата увольнения, причина, организация. Ниже — раздел «СДАЧА» с перечнем служб: руководитель, системный администратор, юрист, начальник склада, секретарь, бухгалтер; у каждой — поле даты сдачи. Сверху — стадии процесса: Оформление → В обработке → Успешно обработан. Справа — лента событий: подготовка документа, смена стадии, завершение процесса.

Главное отличие смарт-процесса от шаблона задач: на выходе появляется документ (на скриншоте видно «Подготовлен документ. Увольнения 88»). Это нужно для бухгалтерии и для архива — в нем фиксируется кто, когда и что именно сдал, с подписями. Бумажный обходной лист становится не нужен — он живёт внутри Битрикса со всей историей.

Эффект общий для обоих вариантов — никто не может уйти, забыв вернуть ноутбук или сдать ключ-карту. Сама система это контролирует, без напоминаний. Разница только в зрелости: шаблон задач — для компаний от 30 человек с увольнениями раз в квартал, смарт-процесс — для тех, у кого это поток.

Что забрать постепенно — в течение месяца

После увольнения остаётся месячный хвост действий, в течение которого вытаскивается всё ценное, что осталось привязано к ушедшему сотруднику:

• Переадресация почты ушедшего. В течении 1 дня после увольнения на ящик уволенного ставится переадресация на преемника (по служебной записке руководителя отдела). Или, если позволяет почтовый сервер, сделать алиасы из старых почт, чтобы приходило наример на общую почту/начальнику отдела/новому сотруднику.
• Передача активных сделок и проектов. Все открытые сделки переназначаются на нового ответственного. По каждой — письменное состояние от уходящего: что обсуждалось, что обещано, какие нюансы клиента. Без этого преемник видит только формальные поля карточки.
• Передача переписок. Если общение велось через корпоративные открытые линии (Telegram, ВК, Avito) — история сохраняется в системе автоматически. Если велось в личных мессенджерах — её надо выгрузить и перенести в карточки до блокировки учётки. Это самая больная часть во многих компаниях.
• Пересмотр доступов команды. Если уходящий руководил или владел чем-то критичным (доменом, рекламным кабинетом, доступом к банковскому интерфейсу), эти доступы передаются другому ответственному с записью «кому и когда».
• Закрытие профиля на рабочем компьютере. Через месяц после ухода профиль удаляется. До этого руководитель отдела решает, что делать с локальными файлами — сохранить на сервере, удалить, передать преемнику. Решение оформляется заявкой на сисадмина.

В техподдержке мы регулярно встречаем заявки с показательными заголовками вроде *«Вопрос передачи дел от отпускников или уволенных сотрудников»*. Это типичная история: тему все понимают, но никто не берёт на себя владение регламентом. В итоге каждое увольнение разруливается заново, в ручном режиме, с разной полнотой.

Кто за что отвечает — матрица

Часть 3. Как это собирается в Битрикс24

Технически весь регламент — это два шаблона задач в Битриксе: «Организация рабочего места» (для приёма) и «Обходной лист» (для увольнения). При создании задачи из шаблона все подзадачи разворачиваются автоматически — у каждой свой исполнитель и дедлайн, привязанный к дате выхода или дню увольнения.

Вот как выглядит шаблон «Организация рабочего места» у одного из наших клиентов — 16 подзадач, охватывающих весь спектр от закупки кресла до внедрения нового сотрудника в Б24:

В шаблоне видно ключевое: каждая подзадача — отдельная строка с исполнителем. ИТ заводит пользователя в почту и в 1С, офис-менеджер закупает оборудование и сим-карту, HR-руководитель проводит вводный инструктаж, наставник — внедрение в Б24. Создание новой задачи из этого шаблона — один клик, после которого все 16 подзадач разлетаются по ответственным.

Минимальная схема:

• Триггер от HR. Создание задачи в Битриксе по событию «Принят» или «Уволен» в 1С: ЗУП. Если нет интеграции с 1С — HR создаёт задачу вручную из заранее заготовленного шаблона с подзадачами. Все подзадачи связаны с одной родительской — «Онбординг Иванова» или «Офбординг Петрова». Когда последняя из них закрыта, родительская тоже. HR получает уведомление.

— Чеклист с обязательными полями. Закрытие подзадачи без заполнения «Что сделано» или «Что выдано/забрано» — невозможно. Это страхует от формального закрытия.

• Уведомления при просрочке. Если хоть одна подзадача не закрыта к концу первого рабочего дня (для онбординга) или к концу дня увольнения (для офбординга) — руководитель и HR получают эскалацию.

Настройка обоих процессов — 4–8 часов работы для портала, в котором есть стандартный набор задач, бизнес-процессов и интеграции с почтой. Если у компании есть интеграция Битрикса с 1С: ЗУП — триггеры запускаются автоматически. Если нет — HR создаёт задачу-шаблон одним кликом.

Чего не делать

• Не сводите регламент в Excel-документ или Google-таблицу. Через два месяца его теряют, через шесть забывают существование. Только система с задачами, дедлайнами и уведомлениями.
• Не ставьте всё на одного исполнителя «потому что так проще». Идея регламента в том, что разные пункты делают разные люди в параллель. Если всё валится на сисадмина, он становится бутылочным горлышком.
• Не игнорируйте передачу переписок при увольнении. Это самая больная и самая забываемая часть. Без неё через две недели уходящий получает на личный Telegram «здравствуйте, мне нужно…» — и клиента приходится возвращать через нового менеджера, заново всё объясняя.
• Не используйте обходной лист как «галочку для отдела кадров». Если подзадачи закрываются «для отчёта» без реальной проверки выполнения — система мертва. Раз в квартал HR-руководитель должен выборочно проверять, реально ли всё, что отмечено как сделанное, действительно сделано.
• Не оцифровывайте регламент, пока приёмов и увольнений в год меньше пяти. Если в год берёте двух человек и теряете одного — настройка не окупится. Чек-лист в личной заметке руководителя достаточен.

Когда оцифровывать

Главный признак — не размер штата, а частота заявок в техподдержку, связанных с приёмом или увольнением. Если в техподдержку за квартал прилетает 3+ заявки «у нас новый человек, не подгрузился», «дайте доступ новенькому к диску», «уволенный всё ещё может зайти на портал» — пора.

Простое практическое правило: если кто-то из руководителей за последний год хотя бы раз произнёс одну из этих фраз — настройка процессов уже стоит своего времени.

• «Опять забыли создать ему доступ».
• «А я думал, ты уже это сделал».
• «У нас новенький — кому, кстати, поручили его наставника?».
• «Слушай, а Иванов же месяц как ушёл — у него учётка ещё активна?».
• «Куда делись его клиенты после ухода?».

Каждая из этих фраз — симптом отсутствия регламента. По отдельности они кажутся мелочью, в сумме создают скрытые потери времени на каждой кадровой ротации.

Резюме

Приём и увольнение — это два связанных контура, в которых одновременно участвуют HR, руководитель отдела, сисадмин, программист 1С, офис-менеджер и маркетолог. Без явного регламента всё держится на устной памяти участников. С регламентом — на двух бизнес-процессах в Битрикс24, которые сами создают задачи и контролируют дедлайны.

Эффект — каждый приём проходит за один день без квестов, каждое увольнение закрывает все доступы и переписки без хвостов. На этом сэкономленное время и закрытые риски безопасности окупают настройку процессов за первые два-три кадровых события.